نظرا للكم الهائل من المعلومات أصبح من الصعوبة التعامل معها واستيعابها والاستفادة منها، إلا إذا نظمت وصنفت وفهرست وجردت واختزلت في قواعد بيانات يمكن التعامل معها آليا والاستفادة منها دون ان يخل هذا الاختزال والإيجاز والتخزين بدقتها وصحتها أو دلالتها.

فدعت الحاجة الى ابتكار طرق ونظم لتخزين هذه المعلومات وإدارتها، فظهرت أنواع كثيرة من نظم إدارة المعلومات، منها على سبيل المثال نظم إدارة المعلومات MIS: Management Information System او قواعد البيانات Data Base ونظم المعلومات الجغرافية GIS: Geographic Information System أو أنظمة الرسم بالحاسب الآلي CAD: Computer Aided Design.

أما أنظمة المعلومات الجغرافية فالبعض ينظر لها بالمفهوم اللفظي فقط ويعتقد انها نظم تهتم بالعلوم الجغرافية فقط دون غيرها والبعض الاخر لا يستطيع تحديد الفارق بينها وبين ما يسمى نظم إدارة المعلومات (قواعد البيانات) المستخدمة في الشركات والبنوك ومكاتب السفر والسياحة (مثل أسماء العملاء وعناوينهم، وأسماء الموظفين ومرتباتهم)

والفرق بين نظم إدارة المعلومات (MIS) أو قواعد البيانات (Data Base) ونظم المعلومات الجغرافية بصورة مبسطة هو أن قواعد البيانات يتم خلالها تخزين وتبادل المعلومات بين فروع الشركات والبنوك من حيث النوع والكم دون توفر إمكانية ربط المعلومات مع موقعها الحقيقي على سطح الكرة الأرضية. بينما نظم المعلومات الجغرافية تتيح عملية ربط المعلومات مكانيا مع توفر امكانية التحليل المكاني للمعلومات.

وهناك أيضا من يخلط بين أنظمة الرسم بالحاسب الالي (CAD) ونظم المعلومات الجغرافية (GIS) والفرق هنا واضح إن أنظمة ال CAD (مثل برنامج Micro Station، AutoCAD)) لها قدرة عالية في رسم وتصميم المخططات سواء كانت من بعدين 2D او منظور ثلاثي الابعاد 3D ولكن ليس هنالك القدرة الكافية لربط هذه المعلومات المكانية بمعلومات وصفية او حتى قدرة تحليلية للمعلومات الوصفية والمكانية، ولكن أنظمة ال CAD تعتبر وسيلة مهمة لإدخال وإعداد الرسومات لأنظمة ال GIS.

كما قد يخلط البعض بين الخرائط الرقمية التقليدية (Digital Maps) وأنظمة المعلومات الجغرافية (GIS)، فيمكن تعريف الخرائط بانها طريقة لتمييز وتمثيل جغرافي لاي معلم على الأرض وعلاقته بالمعالم الأخرى ويكون هذا التمثيل اما بنقطة او خط او مساحة، والخريطة طريقة لتمثيل المعالم وهذا يعني افتقار الخرائط الى قواعد المعلومات الوصفية المصاحبة للمعالم الرسومية او الممثلة على الخريطة.

 

ومثال ذلك يتألف مشروع نظام المعلومات الجغرافية لقرية من عدة طبقات، تشمل أولها طبقة حدود ملكية الأراضي الزراعية، وتمثل هذه الطبقة بمجموعة من المضلعات المغلقة، بينما تخصص الطبقة الثانية لبيوت القرية، والثالثة للمراكز الحكومية كالمدارس والمستشفيات وتمثل هاتان الطبقتان بمجموعة من المضلعات أيضا. وتتضمن الطبقة الرابعة الابار، وتمثل مجموعة من النقاط في حين تضم الطبقة الأخيرة الطرق المارة في تلك القرية وتمثل بمجموعة من الخطوط.